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E-Akte hat sich bewährt

Neues System für alle Landesbehörden

Schwerin – Bereits seit 2009 haben die Staatskanzlei sowie die Ministerien in Mecklenburg-Vorpommern die elektronische Akte eingeführt. Damit wurden große Teile der bis dahin verwendeten Papierakten ersetzt, die dann nicht mehr per Hand von Büro zu Büro getragen werden müssen. Stattdessen werden sie nach erfolgter Bearbeitung automatisch in einem digitalen Aktenverwaltungssystem von Rechner zu Rechner weitergereicht. Aktuell und in den kommenden Jahren werden Stück für Stück neben den Ministerien auch alle Landesbehörden damit ausgestattet.

„Dass wir heute da stehen, wo wir stehen, verdanken wir einigen echten Enthusiasten, die zu Beginn auch manchen Zweifel zunächst aus dem Weg räumen mussten“, sagt Digitalisierungsminister Christian Pegel und führt aus: „Seitdem wir mit unserem E-Akten-System Domea arbeiten, gibt es keine riesigen Papieraktenstapel mehr in den Landesministerien. Mit der elektronischen Aktenführung arbeiten wir ohne Hin und Her zwischen Computer und Papierakte direkt und ausschließlich im Computer, was für das mobile Arbeiten in der Verwaltung Voraussetzung ist.“

Wie die E-Akte genau funktioniert, erklärt er an einem Beispiel: „Stellt ein Kollege etwa unserer Klimaschutzabteilung einen Förderbescheid aus, sehen diesen Vorgang noch diverse Kolleginnen und Kollegen, zum Beispiel die für den Haushalt Verantwortlichen, damit das Ganze finanziell auch passt, und müssen diesem zum Teil sogar noch zustimmen. Dafür reisten die Unterlagen früher ausgedruckt in einer Postmappe von Abteilung zu Abteilung ­– das konnte schon mal Tage dauern. Mit Domea geht das per Mouse-Klick.“ Das bedeutet einerseits, dass der Antragsteller schneller seinen Förderbescheid erhält. Andererseits erleichtert dies die Arbeit der Verwaltung. Wie sinnvoll das ist, zeigt sich jetzt, während der Corona-Pandemie, ganz besonders deutlich:

„Dank E-Akte können bei uns Kolleginnen und Kollegen bereits seit Jahren einen Teil ihrer Arbeit im Home-Office erledigen. Aus diesem Grund war es uns aber vor allem jetzt möglich, relativ schnell vielen Kolleginnen und Kollegen die Arbeit von Zuhause zu ermöglichen – und das, ohne eine im Zweifel virenbelastete Papierakte zuerst mit nach Hause nehmen zu müssen“, sagt Christian Pegel.

Künftig sollen alle Landeseinrichtungen – nicht nur die Staatskanzlei und die Ministerien – mit der E-Akte arbeiten, auch die nachgeordneten Behörden sowie Landesbetriebe mit einer Landesbeteiligung von mehr als 50 Prozent. „Elektronische Akten sind im Zuge der Modernisierung der Verwaltung unumgänglich“, begründet Digitalisierungsminister Christian Pegel deren Notwendigkeit und verweist in diesem Zusammenhang auch auf die Gesetze von Bund und Land für die Einführung der elektronischen Verwaltungsvorgänge, der Antragstellung bei Behörden im Internet: „Alle Ämter und Behörden müssen die elektronische Akte einführen“, so Pegel. Nur damit seien dann auch digitale Anträge der Unternehmen und Bürgerinnen sowie Bürger im Internet praktisch umsetzbar. „Wir brauchen nicht weniger, sondern mehr digitale Verwaltungsvorgänge – und das auch deutlich schneller als wir das bisher erlebt haben“, ist Pegel überzeugt.

Insgesamt arbeiten in der Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommerns bereits ca. 2.700 Beschäftigte mit der E-Akte, darunter zwischenzeitlich auch im Landesamt für Finanzen – dem früheren Landesbesoldungsamt –, beim Landesrechnungshof und beim Datenschutzbeauftragten. Ihre Zahl wird in den kommenden Jahren deutlich steigen.

„Unser elektronisches Aktenverwaltungssystem, dass wir seit 2009 Stück für Stück in der Landesregierung eingeführt haben, ist nach mehr als zehn Jahren in die Jahre gekommen. Die technischen Sprünge seitdem sind enorm gewesen. Wir haben deshalb einen Nachfolger für unser bisheriges System ausgeschrieben, auch nachdem dessen Anbieter signalisiert hat, dass die Betreuung und Updates für die bisher verwendete Software auslaufen werden. Wir gehen davon, dass wir durch die Neuvergabe ein deutlich moderneres, leistungsfähigeres und leichter zu bedienendes System bekommen. Das Vergabeverfahren läuft“, so Pegel. Mit der neuen Software sollen als Erstes die Verwaltungsbereiche ausgestattet werden, die bislang noch gar kein elektronisches Aktensystem haben. Dann werden die Landesministerien und –behörden, die bereits jetzt mit dem älteren digitalen Aktenverwaltungssystem ausgestattet sind, ebenfalls das neu anzuschaffende System erhalten.

„Im Ergebnis werden dann mindestens 10.000 Nutzer in der Landesverwaltung mit dem neuen System arbeiten, wobei wir für diesen Gesamtprozess mehrere Jahre eingeplant haben“, kündigt der Minister an. Die Kosten für dieses IT-Großprojekt der Landesregierung seien erst nach der Vergabe seriös bezifferbar.

Digitrans-Förderung in der Müritzregion

Waren/Müritz – Drei Firmen aus dem Landkreis Mecklenburgische Seenplatte erhalten vom Digitalisierungsministerium Zuwendungen aus dem Landesprogramm zur Förderung der digitalen Transformation in Unternehmen, kurz Digitrans. Das Autohaus Kühne in Waren (Müritz) bekommt 6.150 Euro, das Autohaus Piahowiak in Trollenhagen 10.000 Euro und das Unternehmen „Thomas Taschke Auto, Boot & Service“ in Rechlin 5.927 Euro.

Im Autohaus Kühne soll die Buchhaltung künftig weitestgehend papierfrei gestaltet werden. Rechnungen sollen nur noch in digitaler Form bearbeitet werden. Ein Großteil der Rechnungen geht bereits auf digitalem Weg zu. Diese wurden aber bislang ausgedruckt, um in das Buchungssystem eingetippt zu werden. Künftig werden die Daten aus den Rechnungen automatisiert ins System übernommen. Rechnungen auf Papier werden eingescannt und dank der neuen integrierten Texterkennung in digitale Form gewandelt und nach der Bearbeitung archiviert. Dadurch werden Papier und Archivplatz eingespart und innerbetriebliche Prozesse beschleunigt.

Das Autohaus Piahowiak mit 46 Mitarbeitern plant einen neuen Router sowie Server mit Sicherungseinheit und einem Datenbankmodul anzuschaffen. Bisher müssen alle Belege ausgedruckt und zur weiteren Bearbeitung in die jeweiligen Unternehmensbereiche gegeben werden. Bis die Belege wieder in der Buchhaltung sind, vergehen teilweise Tage. Sämtliche Belege müssen gemäß den Aufbewahrungsfristen für mehrere Jahre in Aktenordnern aufbewahrt werden. Die neue, vom Land gefördert Software verteilt über ein internes Onlinesystem die eingehenden Rechnungen an die Unternehmensbereiche. Diese können sie sofort prüfen und viel schneller als bisher online an die Buchhaltung zurücksenden. Mit Zusatzmodulen der Software für Anlagen- und Finanzbuchhaltung, Mahnwesen, Kosten- und Leistungsrechnung sowie Archivierung und Administration wird der gesamte Unternehmens- und Abwicklungsprozess digitalisiert und stark vereinfacht.

Das Auto-, Boot- und Serviceunternehmen aus Rechlin wird einen neuen digitalen Bremsenprüfstand anschaffen. Dieser erspart aufwändige und fehlerbelastete Arbeitsschritte wie das Einstellen des Prüfstands per Hand ebenso wie die manuelle Erkennung von Reifenbreite, Gewicht und Art des Radantriebs. Künftig erfolgen diese und weitere Schritte mit hoher Genauigkeit digital. Die Prüfergebnisse werden zeitsparend und fehlerdezimiert digital übermittelt. Auch TÜV- und Dekraprüfer können auf die Daten zugreifen.

Die digitale Transformation stellt potenzielle Gründer, Start-ups und insbesondere kleine und Kleinst- sowie mittlere Unternehmen in Mecklenburg-Vorpommern vor neue Herausforderungen. Um die Wirtschaft im Land auf dem Weg in die Digitalisierung zu begleiten und bei der zukunftsfähigen Aufstellung der Unternehmen zu helfen, hat das Energieministerium das Landesprogramm zur Förderung der digitalen Transformation in Unternehmen, kurz Digitrans, aufgelegt.